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Comment organiser une soirée d’entreprise ?

Êtes-vous responsable de l’organisation d’un événement pour une entreprise pour célébrer la réalisation de ses objectifs, renforcer la cohésion d’une équipe ou célébrer le lancement d’un nouveau produit ? Vecteur de motivation et de cohésion, la soirée d’entreprise est également une bonne occasion de développer votre réseau professionnel dans un cadre agréable et informel. Voici les principaux principes à suivre pour éviter que cette soirée prometteuse ne se transforme en fiasco !

Définir l’objectif principal de la soirée

Tout événement professionnel, quelle que soit sa nature, a un but spécifique : célébrer l’anniversaire de l’entreprise, partager le succès, motiver les employés après une année de travail acharné ou promouvoir une nouvelle solution à une sélection de professionnels sélectionnés…

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En tout état de cause, il est essentiel de rester concentré sur cet objectif tout au long de la phase de préparation. En effet, c’est en relation avec cet objectif et les diverses contraintes qui vous sont imposées (budget alloué, nombre de participants attendus, temps alloué pour tout organiser, périodes de vacances des employés…) que vous serez en mesure d’établir une liste d’invités, trouver un endroit idéal pour vous.eacute ; quat, calendrier des animations, sélectionner et contacter les fournisseurs…

📆 Choisir une date et un lieu appropriés

Après avoir choisi une date, en tenant compte des périodes et des jours de congé, deux choix sont à votre disposition : organiser la soirée dans les locaux de l’entreprise ou dans une chambre louée pour l’occasion . Si la première solution semble plus pratique, cela ne facilite pas nécessairement votre travail.

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Organiser une soirée dans une entreprise signifie s’assurer que les mesures de sécurité ont été communiquées et sont respectées par les prestataires de services, ce qui est plus si l’événement implique l’installation de matériaux et d’équipements spéciaux .eacute ; cific. Cela signifie également vérifier que le nombre d’issues de secours est suffisant, que les extincteurs sont accessible et adapté aux équipements supplémentaires installés…

Dans tous les cas, quel que soit l’endroit où vous choisissez, assurez-vous que vos invités ne se sentent pas trop à l’étroitou qu’ils ne se retrouvent pas dans un environnement disproportionné par rapport à l’événement.

🎉 Déterminer et respecter le cours de la soirée

Pour maintenir l’attention des clients jusqu’à la fin de la nuit, il est important d’inclure des divertissements amusants, si possible inattendus, des moments plus « corporatifs » et des temps de pause permettant à tout le monde de discuter tranquillement ou de prendre une collation. Ces différentes séquences doivent être articulées de manière naturelle, fluide et précise. Prenez également le temps d’ informer les différents intervenants et fournisseurs afin que chacun sache exactement ce qu’il doit faire et quand. Bref : nous ne faisons pas d’improvisation !

Même si une augmentation de l’intensité tout au long de la soirée avec une grande finale comme point culminant peut faire son petit effet, cependant, évitez de tomber dans la surenchère juste pour impressionner, au risque de manquer complètement votre objectif et de dépasser le budget. Concentrez-vous sur l’essentiel, en mettant l’accent sur la qualité et l’efficacité. Bref, si nous devons nous souvenir de cette soirée d’entreprise, c’est surtout pour de bonnes raisons !

🍾 Assurer la consommation d’alcool

Vous ne réunissez pas des dizaines ou des centaines de personnes sans accorder une attention particulière à la sécurité de l’événement , surtout s’il est prévu de mettre des boissons alcoolisées à la disposition des participants.

Gardez à l’esprit qu’il est de la responsabilité de l’entreprise si un accident impliquant une consommation excessive d’alcool survient pendant ou après l’événement (par exemple un accident de voiture).

Il est donc essentiel de faire preuve de la plus grande vigilance et de prendre les mesures nécessaires pour éviter tout débordement  : rappel des règles de sécurité, limitation de la quantité d’alcool, remise des clés à l’entrée, mise à disposition ; alcootests et solutions alternatives pour les personnes en état d’ébriété (covoiturage, taxi…).

☑️ Faire une liste de choses à faire

Enfin, la règle n° 1 lors de l’organisation d’une soirée d’entreprise est de le faire à l’avance . Plusieurs mois ne sont pas trop pour avoir le temps de louer la chambre à la date souhaitée, de demander aux différents fournisseurs, d’envoyer des invitations, de vérifier les différents problèmes de sécurité…

Attention : un simple oubli peut bouleverser une organisation bien conduite. Pour vous assurer de ne rien oublier, dressez une liste des différentes tâches que vous devez effectuer . Notez tout, même ce qui peut sembler évident, accessoire ou secondaire !

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