Comment une déduction salariale est-elle calculée ?

Envisagez-vous vous-même le traitement de la paie ? Ou vous demandez-vous simplement « Comment calculer les taxes sur mon chèque ? Bien que cela puisse sembler un peu intimidant à faire, surtout si c’est la première fois, il n’est pas difficile de calculer les retenues et les déductions pour les chèques de paie (ou simplement les impôts sur un chèque) , surtout si vous suivez les étapes décrites ici.

Eh bien, votre objectif dans ce processus est de passer du montant brut du paiement (le paiement brut est le montant réel dû à l’employé) au paiement net (le montant du chèque de paie de l’employé). Après le calcul du paiement brut pour la période de paiement, les montants de la retenue d’impôt fédéral sur le revenu, de l’impôt FICA (Sécurité Sociale/Medicare), de l’impôt sur le revenu de l’État et de l’impôt local, ainsi que d’autres déductions doivent être déduits ou retenus .

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La nouvelle législation fiscale affecte le calcul des retenues à la source

Le La loi sur les réductions d’impôt et l’emploi , signée par le président Trump le 22 décembre 2017, a modifié les taux d’imposition de nombreux Américains. Ces changements dans les taux se traduisent par des changements aux tables de rétention et peuvent nécessiter de nouveaux formulaires W-4 pour de nombreux employés. Par conséquent, l’ Internal Revenue Service a publié des tableaux pour calculer les taxes de chèque mises à jour, de sorte que les employeurs devraient mettre en œuvre les changements nécessaires d’ici le 15 février 2018.

Les détails sur la façon dont ces modifications affectent les processus de paie sont détaillés dans cet article.

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Quelle est la différence entre les déductions et les retenues ?

Laretenue à la source est un terme utilisé pour les impôts fédéraux ou étatiques, tels que l’impôt sur le revenu et Les impôts FICA, qui sont déduits du paiement des employés. Par contre, les retenues se réfèrent à d’autres montants qui peuvent être déduits du chèque de paie d’un employé, comme les prestations de retraite, les frais de soins de santé ou les fonds spéciaux et dons.

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Commencez le calcul avec le paiement brut

paiement brut est le montant dû aux employés pour une période de paie donnée. Lors du calcul des taxes d’un chèque, vous devez utiliser le montant brut du paiement de l’employé pour chaque calcul Le . Les calculs ne sont pas progressifs, avec des quantités plus petites et plus petites pour les calculs. La seule exception à cette règle est lorsque vous calculez la retenue d’impôt fédéral à l’aide de la méthode du pourcentage (expliquée ci-dessous).

Étape 1 : Obtenir un formulaire W-4 pour chaque employé

L’ Internal Revenue Service exige que tout le monde aux États-Unis signent le formulaire W-4 au moment de l’embauche. Ce formulaire contient des informations importantes sur l’employé qui, à long terme, permet de calculer correctement les retenues sur le paiement de l’employé.

Cependant, l’IRS a un nouveau formulaire W-4 qui devrait être utilisé à compter du 1er janvier 2020 pour tous les nouveaux employés et employés actuels qui modifient le maintien en poste.

En plus du nom et de l’adresse de l’employé, de l’état civil et de l’état matrimonial, vous devrez obtenir d’autres renseignements auprès du W-4 pour effectuer les calculs de retenue d’impôt fédéral.

Étape deux : Calculer le salaire brut

Les chèques de paie des employés commencent comme un paiement brut. Le paiement brut est le montant total du paiement. Pour les salariés, il s’agit d’un montant annuel divisé par le nombre de périodes de paiement. Pour les employés par heure, il s’agit du nombre d’heures travaillées pour les frais (y compris les heures supplémentaires).

Voici des exemples de la façon dont le paiement brut est calculé pour les employés salariés et horaires si les heures supplémentaires ne sont pas incluses pour cette période de paiement :

Un salarié reçoit un salaire annuel. Disons que le salaire annuel est de 30 000$. Ce salaire annuel est divisé par le nombre de périodes de paiement de l’année pour obtenir un paiement brut pour une période de paiement. Si vous payez des employés salariés deux fois par mois, il y a 24 périodes de paye dans l’année, par conséquent, le paiement brut pour une période de paiement est de 1 250$ (30 000$ divisé par 24).

Un employé horaire est rémunéré à un taux horaire pendant la période de paiement. Si le taux horaire d’un employé est de 12$ et que l’employé a travaillé 38 heures pendant la période de paiement, son salaire brut pour ce chèque de paie est de 456,00$ (12$ x 38).

Inclure ensuite tous les paiements d’heures supplémentaires. A Ensuite, vous devrez calculer les heures supplémentaires pour les travailleurs horaires et certains travailleurs salariés. Le paiement des heures supplémentaires doit être ajouté au paiement régulier pour obtenir le paiement brut.

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Troisième étape : Calculer les heures supplémentaires

Tous les employés horaires ont droit à des heures supplémentaires s’ils travaillent plus de 40 heures par semaine. Certains salariés sont exemptés des heures supplémentaires, selon leur niveau de rémunération. Les salariés dont le salaire est inférieur devraient recevoir des heures supplémentaires si leur salaire est égal à 455$ par semaine (23 660$ par année), même s’ils sont considérés comme exonérés.

droit fédéral du travail exige un minimum d’heures supplémentaires d’une fois et demie le taux horaire pour toutes les heures de plus de 40 heures par semaine. Vous pouvez payer plus de temps supplémentaire nécessaire, mais ici nous allons utiliser le montant requis. Certains Etats ils ont aussi des lois sur les heures supplémentaires qui exigent que les heures supplémentaires soient payées à des taux plus élevés Le . En conséquence, nous vous recommandons de vérifier auprès du département du travail de votre État pour plus de détails.

Voici un exemple de la façon dont les heures supplémentaires sont calculées :

Sandy travaille 43 heures en une semaine. Vous avez droit à des heures supplémentaires de 3 heures à 1,5 fois votre taux horaire. Si son taux horaire est de 12$, elle reçoit des heures supplémentaires au taux de 18$ pour 3 heures, soit 54$ en heures supplémentaires. Ces heures supplémentaires sont ajoutées à votre salaire horaire régulier de 480$ (40 heures x 12$), totalisant 534$. 534 $ est votre salaire brut pour la période de paiement.

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Quatrième étape : Ajuster le salaire brut des salaires de la sécurité sociale

Maintenant que vous avez gagné des salaires bruts, il est temps de regarder de plus près. Avant de calculer les taxes sur votre chèque, en particulier la retenue d’impôt FICA et la retenue d’impôt sur le revenu, vous devez éliminer certains types de paiements des employés.

Les types de paiements exclus des salaires de la Sécurité sociale peuvent différer des types de paiements exclus de l’impôt fédéral sur le revenu.

Par exemple, si vous embauchez votre enfant (âgé de moins de 18 ans) pour travailler dans votre entreprise, vous devriez exclure le montant de son paiement lors du calcul de la retenue à la source de la Sécurité sociale, mais pas lors du calcul de la retenue d’impôt fédéral sur le revenu.

Voici un autre exemple : les cotisations à un régime de retraite comportant des impôts différés (comme un régime 401 (k) ne devraient pas être incluses dans les calculs de l’impôt fédéral sur le revenu et de l’impôt sur la sécurité sociale.

Toutefois, la publication 15 de l’IRS (Circulaire E) (pages 38 à 42) contient une liste complète des paiements versés aux employés et indique si ces paiements sont inclus dans les salaires d’assurance Social ou s’ils sont assujettis à la retenue de l’impôt fédéral sur le revenu.

Étape cinq : Calculer le montant de retenue d’impôt fédéral (TRG)

Pour calculer la retenue d’impôt fédéral sur le revenu, vous aurez besoin de :

• Le salaire brut rajusté de l’employé pour la période de paiement
• Formulaire W-4 de l’employé ;
• Une copie des tableaux fiscaux de l’IRS dans la publication 15 : Guide fiscal de l’employeur). Assurez-vous d’avoir la table pour la bonne année.

À compter du 1er janvier 2020, utilisez la nouvelle publication 15-T de l’IRS qui inclut les tableaux fiscaux pour le nouveau formulaire W-4. Il comprend également des tables pour l’ancienne forme W-4.

Étape 6 : Calculer les retenues de sécurité sociale et d’assurance-maladie

Vous devez déduire les impôts FICA (Sécurité Sociale et Medicare) de les chèques de paie des employés.

Assurez-vous d’utiliser le montant exact du paiement brut pour ce calcul. Lecalcul de ces déductions est assez simple . Le montant de l’impôt FICA est de 15,3 % du salaire brut du salarié.

La moitié du total (7,65 %) est retenue sur le chèque de paie de l’employé et l’autre moitié est payée par l’employeur.

Pour l’employé précédent, avec 1 500$ en rémunération hebdomadaire, le calcul est de 1500$ x 7,65 % (0,0765) pour un total de 114 75$.

Veillez à ne pas déduire trop d’impôt sur la sécurité sociale des salariés à revenu élevé, car la sécurité sociale est limitée chaque année et que l’administration de la sécurité sociale fixe le montant maximum.

Vous devriez également tenir compte de la déduction d’impôt supplémentaire exigible par les employés à revenu élevé, qui commence lorsque l’employé atteint un montant de paiement spécifique pour l’année . La taxe supplémentaire est de 0,9 % du salaire brut, et commence à 200 000$, selon le statut W-4 de l’employé. Toutefois, aucun impôt supplémentaire n’est dû de l’employeur.

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Septième étape : Déductions d’impôt sur le revenu de l’État

La plupart des États imposent des impôts sur le revenu sur les salaires et salaires des employés. En conséquence, vous devrez faire des recherches pour déterminer le montant de ces déductions et comment les envoyer à l’administration fiscale locale ou étatique appropriée.

D’un autre côté, vérifiez toujours deux fois les certificats de retenue à la source de vos employés, car les déductions et les retenues peuvent être calculées différemment en utilisant les informations fiscales de l’État.

En Louisiane, par exemple, les travailleurs réclament des exemptions et des déductions plutôt que des subventions. Une personne qui demande une exemption personnelle et une déduction et gagner $800 toutes les deux semaines a $18.27 détenus . Les tables fiscales de nombreux États indiquent un montant de taxe en dollars par rapport à un pourcentage ou une combinaison de dollars et de pourcentages.

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Quels sont les États qui ne retiennent pas d’impôts ?

Les États suivants n’ont pas d’impôt national sur le revenu :

• Alaska
• Floride
• Nevada
• New Hampshire
• Dakota du Sud
• Tennessee
• Texas
• Washington D.C.
• Wyoming

Le Tennessee et le New Hampshire n’imposent que des impôts sur les dividendes et les revenus d’intérêts.

Étape huit (facultatif) : Autres déductions

Vous n’avez pas encore fini avec les déductions. Voici quelques autres retenues possibles sur le paiement des employés que vous devrez peut-être calculer :

• Les retenues pour les cotisations des employés à la couverture du régime d’assurance-maladie.
• Par 401k) ou d’autres cotisations au régime de retraite.
• Déductions pour les contributions aux fonds internes de l’entreprise ou les dons de bienfaisance.

Rappelez-vous que toutes les retenues sont basées sur le paiement brut.

L’ impôt sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie, ou les impôts sur les cotisations fédérales aux assurances (FICA), s’appliquent à tous les salariés et employeurs. Actuellement, la part du salarié dans l’impôt sur la sécurité sociale est évaluée à 6,2 % du salaire brut, tandis que l’impôt sur l’assurance-maladie est évalué à 1,45 % cent. Les deux impôts sont combinés pour une retenue totale de 7,65 %. Les retenues d’impôt de la sécurité sociale ne s’appliquent qu’à un revenu de base inférieur à 127 200$.

Tout bénéfice excédant ce total n’est pas soumis à des impôts supplémentaires. Pour les personnes qui gagnent plus de 200 000$, des retenues supplémentaires au titre de l’assurance-maladie s’appliquent.

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N’ oubliez pas de payer les impôts

Vous devez déposer auprès de l’IRS les impôts retenus sur les employés pour l’impôt fédéral sur le revenu et l’impôt FICA, ainsi que les montants que vous devez en tant qu’employeur. Plus précisément, après chaque paie, vous devez :

• payer la retenue d’impôt fédéral sur le revenu pour tous les employés ;
• Retenue à la source FICA pour tous les employés ;
• Payer la moitié de la taxe FICA pour tous les employés.

Selon la taille de votre masse salariale, vous devriez faire des dépôts mensuels ou semestriels.

Vous devez également produire un rapport trimestriel sur le formulaire 941 indiquant les montants que vous devez et le montant que vous avez payé.

Si vous avez trop d’employés ou que vous n’avez pas le personnel pour effectuer le traitement de la paie, vous pouvez envisager un service de traitement de la paie pour gérer les chèques de paie, les paiements IRS et les rapports de fin d’exercice sur le formulaire W-2.

Continuer la lecture : Comment remplir le formulaire 941 de l’IRS sans problème

5 conditions de paie que vous devriez connaître

Avant de commencer à travailler sur le processus de paie, voici quelques termes que vous devrez connaître.

Paie

Le terme « états de paie » est un terme général qui a plusieurs significations, parmi eux :

• La somme d’argent versée à tous les employés sur un jour de paie, comme dans « nous avons fait la paie ce matin pour demain ».
• Dossiers financiers d’une entreprise liés au paiement des salaires et salaires aux employés.
• Le relevé des gains totaux de tous les employés pendant un an.

Salaire brut

Le salaire brut est le total versé à un employé au cours de chaque période de paiement, et il est déterminé, comme nous l’avons déjà expliqué, de différentes manières pour les salariés et les employés horaires.

Pour les salariés , le paiement brut est fixé comme montant annuel. Déterminer le paiement brut d’une période de paiement est obtenu en divisant le salaire annuel par le nombre de périodes de paiement dans l’année.

Pour les employés horaires , le paiement brut est le taux horaire du travailleur multiplié par le nombre d’heures travaillées au cours de cette période de paiement ; les heures supplémentaires sont également incluses dans le paiement brut.

Le paiement brut est le montant déclaré à l’IRS et le montant que l’employé paie de l’impôt sur le revenu.

Salaire net

paiement net est le montant du paiement qu’un employé reçoit après toutes les retenues et les retenues sur le paiement brut. En d’autres termes, le paiement net est le montant final du chèque de paie de l’employé. Le

Le calcul du paiement net commence par le paiement brut. Ensuite, comme nous l’avons vu, les retenues sont déduites pour les impôts fédéraux et étatiques, ainsi que les déductions pour l’impôt FICA (Sécurité Sociale et Medicare). Enfin, les retenues discrétionnaires, comme les montants des régimes de soins de santé et des régimes de retraite, sont déduites.

Retenue

La retenue à la source désigne les montants prélevés sur le salaire d’un salarié pour les impôts fédéraux et étatiques sur le revenu . La retenue à la source est déterminée pour l’impôt fédéral sur le revenu à l’aide d’un formulaire W-4 rempli par l’employé embauché, et pour l’impôt sur le revenu de l’État à l’aide d’un formulaire W-4 ou d’un autre formulaire fiscal.

Le calcul de la rétention comprend :

• Le salaire brut de l’employé pendant la période de paiement.
• Informations sur le statut de salarié ou horaire de l’employé.
• Informations sur l’état matrimonial du formulaire W-4.
• Et des renseignements sur les montants de retenue supplémentaires que l’employé indique sur le formulaire W-4.

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Heures supplémentaires

heures supplémentaires sont des montants supplémentaires versés aux employés horaires qui travaillent plus de 40 heures par semaine, qui travaillent les fins de semaine ou d’autres montants supplémentaires. Le l’exigence fédérale minimale en matière d’heures supplémentaires est que les heures supplémentaires doivent être rémunérées à un taux de rémunération de 1 1/2 pour les employés qui travaillent plus de 40 heures par semaine de travail. Les Bien sûr, vous pouvez payer des heures supplémentaires à des taux plus élevés.

Les heures d’heures sont calculées différemment pour les employés horaires et les employés. La plupart des employés salariés sont exemptés des heures supplémentaires, mais votre entreprise peut devoir payer des heures supplémentaires à certains employés exonérés dont le salaire est inférieur.

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